Triathlon Buschhütten – Der nicht mehr ganz normale Wahnsinn

Einmal kräftig durchatmen bitte und dann volle Konzentration. Hier kommt ein Blick hinter die Kulissen des EJOT Triathlon Buschhütten und die monatelangen Vorbereitungen im Hintergrund. Wie ein Orga-Team nichts unversucht lässt, um ihren Triathlon stattfinden zu lassen.

Das Orga-Team um Rainer Jung kämpft seit Monaten dafür, dass der EJOT Triathlon Buschhütten am 9. Mai 2021 stattfinden kann. Wie intensiv diese Monate waren, welche Schritte in die Wege geleitet wurden und wie aufopfernd dieser Einsatz war, wird sich in den folgenden Zeilen zeigen. Manche würden sagen, dass man sich in Buschhütten gut auf alle Eventualitäten vorbereitet und immer wieder neu reagiert hat. Aber um es mit den Worten von Rainer Jung auszudrücken: „Wenn besser möglich ist, dann ist gut nicht genug.“

• Entscheidung am 31. März

• Am 31. März will das Orga-Team über die Austragung entscheiden. Zuvor wird es ein virtuelles Meeting mit Vertretern und Politikern der Stadt Kreuztal, des Kreises Siegen-Wittgenstein, des Landes NRW sowie dem Deutschen Bundestag geben. „Wir müssen an erster Stelle Gewissheit für unsere Athleten und Teilnehmer schaffen, mit einer Hängepartie wäre niemandem geholfen. Wir wollen jedoch bis zum Schluss alles daran setzen und nichts unversucht lassen, um den EJOT Triathlon Buschhütten 2021 austragen zu dürfen.“

Kein Stein mehr auf dem anderen

Per Mail erreicht uns eine Auflistung, die mittlerweile ein halbes Jahr zusammenfasst. Im September 2020 wurde auf der Vorstandssitzung des TVG Buschhütten eine Grundsatzentscheidung getroffen: „Wir tragen den EJOT Triathlon Buschhütten 2021 aus.“ Der Startschuss für ein Rennen, dessen Ausgang auch heute noch offen ist. Im selben Monat wurde ein Budget aufgestellt, Sponsoren kontaktiert und alle Orga-Leiter ins Boot geholt. Neue Aufgabengebiete und Fachbereiche mussten definiert werden,  Zuständigkeiten verteilt und ein Maßnahmenkatalog erstellt werden. Denn schon damals war klar: Mit der „normalen“ und gewohnten Organisation würde man für das Rennen am 9. Mai 2021 nicht weit kommen.

Oktober 2020: „Packen wir’s an!“

Im Oktober ließ man Taten folgen. Die wichtigsten Punkte auf der To-Do-Liste für die Neugestaltung, lassen die umfangreichen Änderungen und weitreichenden Ausmaße für die Orga-Teams erahnen: Keine Zuschauer und Betreuer rund um die Veranstaltung zulassen; Kontaktvermeidung- und -verfolgung ermöglichen; Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen in die Wege leiten; die Orga-Teams und Helfer müssen zusätzlich als Athleten-Betreuer fungieren. Parallel dazu nahm Rainer Jung erste Gespräche zu Top-Athleten, zu den Behörden und mit uns für die Umsetzung eines Livestreams auf.

November 2020: Kommunikation

Der November war geprägt von Gesprächen, E-Mails und digitalen Meetings mit Orga-Leitern und einer ebenfalls neu gegründeten Task-Force, die sich damit befasste Aufgaben schneller voranzutreiben und zu erledigen. Alle 800 gemeldeten Teilnehmer von der abgesagten 2020er Veranstaltung wurden individuell und persönlich (!) angeschrieben, mit der Möglichkeit ihren Startplatz auf 2021 zu übertragen. Der erste Entwurf zum Corona- und Hygienekonzept wurde fertiggestellt und neben den üblichen Newslettern an die Sponsoren, wurden diese nun auch regelmäßig mit Updates zum Stand der Organisation versorgt. Außerdem fanden erste Gespräche mit Lieferanten und Dienstleistern statt, die in der Umsetzung der Veranstaltung involviert sind.

Dezember 2020: Konkrete Schritte und Krisensitzung

Die Online-Anmeldung für alle Athleten, die ihren Startplatz von 2020 übertragen wollten, wurde geöffnet. Eine erste Version der neuen Ausschreibung für die Veranstaltung wurde veröffentlicht, fast täglicher Austausch mit der Task-Force, Planung zu den Helfereinsätzen, intensiver Austausch mit den Behörden und eine unumgängliche Krisensitzung des Vereinsvorstands prägten die Advents- und Weihnachtszeit. Allen Beteiligten wurde klar, dass eine Austragung des Triathlons mit immensen Mehrkosten verbunden sein würde – die Beschaffung von über 3.000 Mund-Nasenschutz-Masken war nur eine von vielen Neuerung im Budgetplan. Mittlerweile stand außerdem fest: die Kosten der Veranstaltung können nur gedeckt werden, wenn die Veranstaltung ausgetragen wird. Auch deswegen musste zusätzlich Zeit in neue Verhandlungen mit Dienstleistern und Lieferanten gesteckt werden, um Stornofristen zu verlängern und nicht noch weitere finanzielle Risiken einzugehen.

Januar 2021: Rund um die Uhr im Einsatz

Ehrenamt kennt keine Arbeitszeiten! Die Geschäftsstelle ist nun sieben Tage pro Woche im Dauereinsatz. Aufgrund neuer Corona-Bestimmungen und Regeln muss die Ausschreibung erneut komplett überarbeitet werden, ein neues Corona-Konzept muss her und wieder müssen alle Beteiligten – Orga-Teams, Behörden, Sponsoren – auf den veränderten und neuesten Stand gebracht werden. Neben all diesen strukturellen Aufgaben schafft es Rainer Jung ein Weltklasse-Starterfeld zu akquirieren, um dem Status des „Klassikers im Siegerland“ auch unter schwersten Bedingungen gerecht zu werden. Und eine weitere Grundsatzentscheidung wird getroffen: Ende März ist Deadline! Spätestens dann muss Klarheit über die Austragung herrschen – sowohl für alle gemeldeten Teilnehmer, als auch für den veranstaltenden Verein.

Februar 2021: Ein Meilenstein

Ein weiteres Mal werden durch die Coronabedingungen zusätzliche Investitionen für notwendige Anschaffungen beschlossen und getätigt. Die Suche nach Helfern muss verstärkt werden, die Kommunikation der Task-Force wird zum täglichen Austausch und mit vereinten Kräften schafft man einen Meilenstein: Die finale Ausschreibung sowie ein mehrseitiges Corona- und Hygienekonzept kann bei regionalen Behörden, allen wichtigen Institutionen und Verbänden eingereicht werden. Gleichzeitig werden darüber die Partner und Sponsoren umfassend informiert.

März 2021: Mehr geht nicht

Der Einsatz für den EJOT Triathlon Buschhütten bleibt unermüdlich. Um ein positives Signal zu senden, veröffentlichen die Veranstalter die Startlisten für die Elitefelder, ein aufwendiges Foto-Shooting mit den Orga-Leitern wird coronakonform umgesetzt und ein weiterer Schritt für die Veranstaltung unternommen: Alle Unterlagen, die Ausschreibung sowie die erarbeiteten Konzepte werden an das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes NRW sowie den Landesbereich für Sport und Ehrenamt geschickt. Zusätzlich gehen alle Informationen an die Landes- und Bundestagsabgeordneten aus der Region. Dadurch schaffen es die Organisatoren, einen gemeinsamen Termin mit Vertretern von Stadt, Kreis, Land und Bund anzuberaumen, um eine finale Entscheidung über die Austragung des EJOT Triathlon Buschhütten treffen zu können.

Alles für den Triathlon

Eine unglaubliche Leistung und ein wahnsinniger Einsatz für den EJOT Triathlon Buschhütten und damit für die gesamte Triathlonszene. Was Sabine und Rainer Jung mit ihrem Team leisten, ist nur schwer vorstellbar. Nun wird am 31. März eine Entscheidung darüber getroffen, ob ihre Arbeit der vergangenen Monate von Erfolg gekrönt sein wird. Obwohl – für den Triathlonsport an sich ist ihre Hingabe schon jetzt ein Erfolg.

• Lese-Tipps:

• Startliste Triathlon Buschhütten: Große Namen kämpfen um die Krone

• Andreas Raelert: Vor der letzten Saison, die beim Triathlon Buschhütten startet
• Triathlon Buschhütten: Als Veranstalter die verdammte Pflicht voranzugehen
• Veranstalter-Website: Alle Infos zum EJOT Triathlon Buschhütten

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